보고원칙

 

회사 생활은 보고로 시작해 보고로 끝납니다.





 


보고는 보고서, 전화, 메신저, 메모 등 다양합니다.

 

보고서의 기본은 글쓰기다. 회사에서는 글 커뮤니케이션이 끝없이 계속된다. 그러므로 글쓰기 능력은 직장인으로서 갖춰야 할 중요한 자질이다.

 

좋은 글은 많은 생각에서 비롯된다. 생각하는 단계를 건너뛴 글은 좋은 보고서로 이어지지 않는다.

 

신입사원들에게 보고서나 문서를 작성하라고 하면 프로그램부터 구동시키는데, 그보다 작성하고자 하는 글에 대한 생각을 하고 밑그림을 그려보아야 한다. 그것이 시간도 절약된다.

 

우선 생각나는 대로 적다가 지우고 다시 적기를 반복하는 과정에서 나름 순서가 정해지면 대략적인 내용을 써내려간다. 그러고 나서 초안에 맞춰 보고서나 기획서 등을 작성하면 된다.

 

글은 짧게 써야 한다. 회사에서 글은 의사소통의 목적이기 때문에 최대한 간결하고 명확하게 써야한다는 것을 명심하자.

 



보고서를 작성하기 전에


-보고서를 작성하는 이유 정확히 알기


생각없이 작성하다보면 나중에 목적에 들어맞지 않는 엉뚱한 문서가 나올 수 있다.

 일단 보고서를 작성하기 전에 왜 이 문서를 만드는지에 대한 파악이 우선되어야 한다. 그러기 위해서는 정확하게 업무 지시를 받고 보고서의 목적을 정확하게 이해했는지가 중요하다.

 

-보고 받는 사람 입장에서 생각하기 


보고서는 보고 받는 사람이 어떤 내용을 알기 원하는지 파악해 그 내용을 중심으로 작성하는 것이다. 보고는 절대로 보고하는 사람의 입장에서 작성하면 안된다.


보고 받는 사람이 어떤 스타일인지, 우선하는 가치가 무엇인지 잘 생각한뒤 문서를 작성한다. 

선호하는 양식이나 문서 형식이 있으면 그에 맞추고, 보고 받는 사람의 눈높이에 맞춰 단어 선택을 하면 된다. 


보고 받는 사람이 편하게 볼 수 있도록 배려하는 것이 보고서의 첫단계다. 지시받은 내용을 빠짐없이 효과적으로 전달해주는 것이 보고서의 핵심이다.


 


보고서 작성하는 법

 

-보고 구분하기

의사결정을 위한 보고인지, 정보의 정리를 위한 보고인지 구분해놓기.

 

의사결정을 위한 보고서라면 상황에 대한 분석, 의사결정을 내릴 수 있는 구체적인 실행방안이 제시 되어야 한다. 보고서를 작성한 담당자의 의견 역시 언급되어야 한다.

 

정보의 정리를 위한 보고서라면 현황을 파악하고 공유하기 위해 작성하는 보고서이므로 현안에 대한 내용이 일목요연하게 정리되어 있어야 한다. 그리고 센스가 발휘되어야 하는데 예를 들어 삼성경제 연구소 자료에 대한 보고라면 3개의 경제연구소의 같은 내용을 같이 작성하면 센스있는 직장인이다.


-간결하게 작성하기


비즈니스 기획서나 보고서는 짧고 함축된 의미로 객관적인 사실을 전달해야 하는 경우가 많다. 글이나 문장이 길게 늘어져선 안된다. 

 

-보고는 타이밍이다

늦지 않게 보고하고, 가능한 한 상사의 컨디션까지 고려해 적절한 때를 골라야 한다. 위기가 발생했을 때는 선보고가 필수다. 신입사원의 경우 회사의 이슈를 거시적으로 바라보는 안목이 부족하기 때문에 사안의 경중을 판단하기가 쉽지 않다. 따라서 무조건 보고를 생활화하자.

 

-보고서 양식

회사에서 범용적으로 활용하는 보고서 양식에 맞추는 것이 좋다. 내용은 구체적으로하고 절대 추측으로 쓰지 말아야 한다.

최대한 객관적인 사실에 근거해서 읽는 사람이 보고서를 읽는 것만으로 상황을 판단할 수 있어야 한다.

 

신입사원 때는 중요한 보고서를 상사한테 보고하기 전에 멘토 선배나 동기들한테 전송해 앞 뒤의 논리가 맞지 않는 부분은 부분은 없는지 등을 확인해보는 것이 좋다.

 

보고원칙


-보고하고 싶은 내용보다는 보고 받는 사람의 관점에서 보고 받고 싶은 내용이 뭔지 심사숙고해서 작성.


-감성과 예측보다는 직관과 수치에 기반을 둔 자료. 특히 예산이나 비용 등의 항목은 수치적 접근이 필요하다.

(충분한 인력과 인력이 필요하다. 이런식으로 쓰지 말고, 예를 들어 3개월의 기간이 소요되고 4명의 전담 엔지니어가 필요한 프로젝트다 이런 식으로 쓰란 얘기다.)


-장황한 배결 성명보다 핵심적인 결론은 먼저 언급한 후에 설명하자. 보고서는 소설이 아니다. 무조건 결론 먼저 얘기하자.

-보고의 기본은 먼저, 빨리, 제때, 자주다. 상사가 묻기 전에 먼저 보고하는 것이 중요하다. 기한을 정해놓고 진행하는 경우 업무의 위급성에 따라 하루나 이틀 정도 빨리 보고하는 것이 좋다.중간보고를 자주함으로써 상사와의 간극을 줄여주는 것이 좋다.

 

보고 기술

-대안화

대안 모두 보고하지 말고, 담당자가 선택한 최선책을 밝히고 의견을 첨부해 어떤 기준으로 최선책이 되었는지 밝혀야 한다. 절대로 상사한테 선택하라고 하지 마라. 선택은 당신이 해야 한다.

-도표화

펜실베니아 연구에 따르면 잘 정리된 시각자료는 결재 승인을 2배 빠르게 하며 기억력을 5배 높여준다고 한다.

복잡한 내용을 설명해야 하는데 읽어봐도 무슨 내용인지 모르겠다면 도표나 그림을 활용하는 것이 좋다

-수치화

수치는 자료의 신뢰도를 높인다. 그리고 자료에 대한 이해를 높이는 기능도 한다.

 

보고서는 현황을 정확하게 다루는 사실 부분과 작성자의 생각을 밝히는 의견 부분으로 나뉜다. 그러므로 분명히 구분하여 읽는 사람한테 어느 부분이 사실이고, 어느 부분이 의견인지 혼란을 주면 안된다. 현황이나 사실을 먼저 서술하고 마지막 부분에 실무자의 의견을 따로 정리하는 것도 좋은 방법이다.

 








기획서

 

기획서를 왜 쓰는지부터 생각해야 한다. 기획서를 작성할 때는 먼저 기획 의도를 고민한다.

즉 기획 아이디어가 나오게 된 배경부터 찬찬히 살펴보자. 흔히 취지, 목적, 배경, 방향 등의 제목으로 기획서의 가장 첫 머리에 작성하는 것이 기획의도다. 기획서의 의도를 간략하게 핵심만 서술한 단락이라고 생각하면 된다.

 

기획의도 분명해졌다면 전체 스토리를 그려본다.

기획 의도가 담긴 취지 혹은 목적 단락 다음에는 현황 분석이 오는 경우가 대부분이다. 또한 거기서 도출되는 문제점을 정의하고 나열함으로써 기획서의 배경 항목이 완성된다. 그 다음 구체적인 목표가 정해지고 그에 따른 전략이 수립된다.

이어서 전략을 실행할 세부적인 계획을 덧붙이면 일단 기획서의 큰 틀은 완성된다.

 

배경-전략-계획 단계로 기획서를 작성하면 된다.

배경 : 기획서를 작성하는 목적과 취지를 설명

전략 : 구체적 목표를 설정하고 나아갈 큰 방향을 제시

계획 : 세부 실천방안을 설명

 

기대효과

전략에서 기대효과는 보고 받는 사람을 설득하고 공감을 이끌어내기 위해 주요사항을 정리한 것이다. 때론 취지나 목적이 들어가는 기획서 머리말에 기대효과를 먼저 설명하고 나머지 흐름을 설명하기도 한다.

 

기획서 작성 노하우

-기획서나 보고서를 작성하는 이유를 정확히 알기

기획서는 설득을 목적으로 하는 기획서와 단순 정보를 개관적으로 설명하는 보고서로 구분된다.


-무조건 보고 받는 사람의 스타일과 눈높이에 맞춰 작성하기

보고 받는 사람의 스타일이 어떠한지, 그가 우선시하는 가치가 무엇인지, 선호하는 양식과 문서형식이 있는지를 파악하자


-글이나 문장을 늘어지게 쓰지 않기

기사의 헤드라인을 보면 정확한 예가 될 수 있다.


-많이 해보기

좋은 문서가 보이면 저장하고, 문서의 특성에 따라 폴더를 구분해 나중에 직접 작성해야 할 때 참고해서 포맷이나 문서흐름을 참고하면 더 쉽게 작성할 수 있다.


-문서에 담긴 정보의 생명은 정확함과 시의성



비즈니스 문서를 만드는 5단계


준비-논리구성-스케치-문서작업-가다듬기


준비 : 보고 대상자의 관점에서 어떤 내용이 준비되어야 하는지 파악하고 수집

논리구성 : 보고의 목적에 따라 상대방이 저절로 납득할 수 있는 논리적 구성

스케치 : 보고 내용을 문장 또는 시각적으로 이해하기 쉽게 표현하기 위한 밑그림

문서작업 : ppt/워드를 이용하여 보고 양식에 따라 문서를 작성

가다듬기 : 문장의 교정, 압축 등을 통해 간결하고 고급스러운 문서로 만드는 단계


추가


읽히는 문장으로 글을 써라

~및 ~및 보다는 ~와 ~와로 쓰자. 및 이라는 접속사를 피하자

~하도록 한다 보다는 ~한다로.

~대하여, ~관하여는 가독성을 떨어뜨린다. 

~할 수 있다 같은 서술어는 쓰지 말자. 그냥 간결하게 할수 있다를 한다로. 명확하게 써야한다

~하고 있다 말고 그냥 ~한다

명사형 단어를 지나치게 사용하면 막힌다. 명사형 단어를 이어붙히면 가독성이 떨어진다. -을,를,-하지 등을 활용

방향성 -> 방향  전문성 있는 -> 전문가로서